Wat is OneDrive, hoe werkt het en is het gratis?

OneDrive is zo’n toepassing waarvan menigeen zich afvraagt: “Wat is het? Hoe werkt het? En wat kost het?” Dat is niet echt vreemd. Want het is standaard aanwezig in Windows 10 en Windows 11, maar heel veel uitleg over wat het is en hoe het werkt wordt standaard niet gegeven. 

Laten we daarom eens bekijken wat OneDrive nu eigenlijk echt is, hoe het werkt en hoe gratis het is.

Wat is OneDrive?

OneDrive is online opslagruimte. Ofwel opslagruimte op internet dat ook wel wordt genoemd: opslagruimte in de cloud. Deze opslagruimte wordt door Microsoft gratis aangeboden aan iedereen die Windows gebruikt en is 5GB groot. Dit betekent dat je ongeveer 1000 mp3- muziekbestanden in je online opslagruimte onder zou kunnen brengen.

Bestanden die je opslaat in je online opslagruimte zijn te benaderen vanaf elk apparaat met een internetverbinding en de OneDrive app geïnstalleerd. Dat betekent dat je deze bestanden niet alleen kunt bekijken op je Windows-pc, maar bijvoorbeeld ook op je tablet of telefoon.

Ook kun je vanaf elk apparaat met een webbrowser bestanden die in je OneDrive staan bekijken, downloaden en delen. Als je verbinding hebt met internet tenminste.

Voor Windows-gebruikers is de gratis OneDrive opslagruimte 5GB groot zogezegd. Met een Microsoft 365 Basic abonnement heb je voor jaarlijks 20 Euro 100GB opslagruimte ter beschikking. 1TB opslagruimte krijg je bij een Microsoft 365 Basic abonnement dat 99 Euro per jaar kost.

Op OneDrive inloggen: dit heb je ervoor nodig

Als je op je Windows-pc inlogt met een Microsoft-account, dan log je automatisch ook in op OneDrive. Alleen als je via een webbrowser op internet wilt inloggen op je OneDrive moet je de gebruikersnaam en het wachtwoord van je Microsoft-account invullen.

Op je Windows-pc kun je op 3 manieren de inhoud van jouw OneDrive bekijken en beheren:

1. Via Verkenner.
2. Via de OneDrive app.
3. Op internet via deze URL: https://onedrive.live.com/login.

Via Verkenner

In Verkenner van Windows 10 en 11 staat OneDrive standaard vermeld in de linkerkolom in het bovenste deel. In Windows 10 heet het OneDrive Personal. In Windows 11 is in de vermelding OneDrive vervangen door je gebruikersnaam.

Klikken op OneDrive in de linkerkolom van Verkenner zal direct de inhoud van OneDrive in het weergavevenster van Verkenner tonen.

Via OneDrive app

Het is ook mogelijk om de inhoud van jouw OneDrive te laten tonen via de OneDrive app. Dit gaat als volgt:

1. Klik op de knop Start in de taakbalk om het startmenu te openen.
2. Typ in de zoekbalk bovenin het startmenu de zoekopdracht: onedrive.

3. Tijdens het typen zal de OneDrive app in de zoekresultaten onder het zoekvak getoond worden. Klik op OneDrive app in de zoekresultaten.

Ook nu zal Verkenner openen. Alleen wordt nu direct de inhoud van je OneDrive weergegeven in Verkenner.

Inloggen in OneDrive op internet

OneDrive is zoals gezegd een stukje online opslagruimte van 5GB dat je als gebruiker van Windows gratis krijgt van Microsoft. Ook jouw OneDrive is ondergebracht op een computer van Microsoft die altijd verbonden is met internet. Daarom kun je ook via internet toegang krijgen tot jouw OneDrive. Hiervoor heb je zogezegd de gebruikersnaam en het wachtwoord van je Microsoft-account nodig

Inloggen in OneDrive op internet gaat als volgt:

1. Start je webbrowser en navigeer naar het volgende internetadres: https://onedrive.live.com/login
2. Het venster Aanmelden wordt getoond. Vul de gebruikersnaam van je Microsoft-account in en klik op de knop Volgende.
3. In het volgende venster wordt je wachtwoord gevraagd. Vul het wachtwoord van je Microsoft-account in. Klik aansluitend op de knop Volgende.
4. Mogelijk krijg je nog enkele aanvullende vragen. Beantwoord deze.

Aansluitend toont je webbrowser een overzicht van de bestanden die zich op jouw OneDrive bevinden. Via de vermelding Mijn bestanden in de linkerkolom, krijg je een overzicht te zien van al jouw bestanden die opgeslagen zijn op OneDrive.

Inloggen op OneDrive online via de OneDrive app

Via de OneDrive app is het ook mogelijk om OneDrive online te bekijken. Dit gaat als volgt:

1. Klik op het pictogram van OneDrive in het systeemvak.
[wat-is-onedrive-4a.jpg]
2. Het OneDrive-menu wordt getoond. Klik onderin dit menu op de knop Online weergeven.

3. Dit opent je webbrowser. Nadat je ingelogd bent met je Microsoft-account zal OneDrive online in je webbrowser worden getoond.

De online omgeving zal er hetzelfde uitzien als wanneer via internet inlogt op je OneDrive online-omgeving.

Hoe werkt OneDrive?

Als je OneDrive via Verkenner benadert dan werkt OneDrive precies hetzelfde als ieder ander schijfstation dat zich in jouw computer bevindt, zoals Lokale schijf C:, of ieder ander schrijfstation dat is aangesloten op je computer. Zoals een USB-stick of een externe harde schijf.

Het enige verschil is dat dit schrijfstation zich op internet bevindt, ofwel in de Cloud. Om deze reden heb je geen toegang tot jouw OneDrive als:

• Je geen internetverbinding hebt.
• Je niet bent ingelogd op je computer met je Microsoft-account.

Dit is anders zodra je inlogt op jouw OneDrive online. De werkomgeving online is om te beginnen heel anders. In de online werkomgeving van je OneDrive kun je bijvoorbeeld wel bestanden kopiëren en verplaatsen binnen OneDrive maar niet naar je computer.

Zodra je een map of bestand aanwijst met de muis, wordt een knop met drie stippen, ofwel een gehaktballenmenu, weergegeven.

Klikken op het gehaktballenmenu laat zien wat je allemaal kunt doen met een bestand.

Zo kun je bijvoorbeeld zien dat vanuit de online omgeving van OneDrive een bestand downloaden naar je computer wel mogelijk is. Een bestand dat je downloadt van OneDrive zal worden ondergebracht in de map Downloads op je computer.

Omdat de online omgeving van OneDrive zichtbaar verschilt van die op je computer is het raadzaam om je bestanden op OneDrive zo veel mogelijk vanaf je computer te beheren. Een de online omgeving van OneDrive alleen te gebruiken als het echt niet anders kan.

Back-up van je bestanden op OneDrive

Heb je ooit aangegeven in Windows dat je een back-up wilt maken van je mappen en bestanden op OneDrive? Wees dan extra voorzichtig met het beheren, en dan vooral het verwijderen, van bestanden in de online omgeving van je OneDrive.

Want feitelijk wordt er geen back-up gemaakt van je bestanden. Je bestanden op de computer worden in plaats daarvan gesynchroniseerd met de bestanden die op OneDrive staan. Dat heeft als voordeel dat van elk bestand dat je maakt of verandert op je computer direct een kopie wordt gemaakt op OneDrive.

Het gevaar schuilt echter in het verwijderen van bestanden. Want zodra je een bestand van je computer verwijdert dan zal dit bestand ook van OneDrive verwijderd worden. Omdat synchronisatie van bestanden feitelijk betekent dat de bron, dus de bestanden op je computer, gelijk gehouden wordt met de kopie, ofwel je bestanden op OneDrive.

Hoe weet je of je OneDrive daadwerkelijk gebruikt

Als OneDrive actief is op je pc dan wordt in het systeemvak op de taakbalk, links van de klok, een soort van wit wolkje weergegeven.

Ook zal in de linkerkolom van Verkenner OneDrive weergegeven worden zoals eerder in het artikel beschreven.

Dat OneDrive actief is op je pc betekent overigens niet perse dat er dan ook bestanden staan op OneDrive. Wanneer je nooit wat naar OneDrive gekopieerd hebt, of een back-up maken op OneDrive hebt ingesteld, dan zal je OneDrive doorgaans leeg zijn.

Dit weet je zeker als je Verkenner start en klikt op de vermelding OneDrive Persoonlijk of [Je gebruikersnaam] – Persoonlijk in de linkerkolom van Verkenner. Er zal in het weergavevenster dan niets worden weergegeven.

Heb je OneDrive echt nodig?

OneDrive gebruiken hoeft niet perse. Zeker wanneer je maar een computer hebt, of maar één computer hebt waar je je werk op doet. OneDrive kan handig zijn om te gebruiken wanneer je geregeld op meerdere computers aan dezelfde bestanden wilt kunnen werken. Bestanden bijvoorbeeld waar je thuis achter de desktop-pc aan werkt, maar waaraan je graag verder zou kunnen willen werken op je laptop als je onderweg bent.

Ook als je bestanden wilt kunnen delen met anderen kan OneDrive handig zijn. Omdat je de personen met wie je een bepaald bestand wilt delen dan gewoon een link kunt sturen in een e-mail die verwijst naar dat bestand.

Ook is OneDrive handig als je een reservekopie wilt hebben van persoonlijke bestanden die erg belangrijk zijn. Bij dergelijke bestanden is het raadzaam om meerdere reservekopieën te hebben. Waarvan één buitenshuis.

Want als je onverhoopt brand krijgt in je huis, dan kunnen zowel je computer als de schijfstations waarop je een back-up hebt gemaakt verloren gaan. Je hebt dan altijd in ieder geval nog een kopie van je belangrijkste bestanden op OneDrive in de Cloud staan.

Automatisch opslaan Word, Excel en andere Office-apps

OneDrive kan echter ook voor de nodige verwarring zorgen als je niet precies weet hoe het werkt. Bovendien slaan Office-apps zoals Word en Excel bij automatisch opslaan bestanden op OneDrive op. Als je daar niet attent op bent, dan kan het je gebeuren dat je ongemerkt bestanden kwijtraakt omdat ze ergens anders opgeslagen zijn dan je denkt.

Wat OneDrive is, zal je duidelijk geworden zijn. Evenals hoe OneDrive werkt. Hiermee kun je in ieder geval voor jezelf bepalen of je OneDrive wilt gaan gebruiken of gewoon ongebruikt op je computer laat staan. Want nogmaals: OneDrive gebruiken is een optie, geen verplichting.

Waar je echter wel rekening mee moet houden is dat gratis OneDrive slechts 5GB schijfruimte biedt. Dat is voldoende als je vooral tekstbestanden op OneDrive wilt opslaan. Bij grote hoeveelheden foto’s, muziek of video zul je echter al snel opslagruimte tekort komen.

Ook wanneer je het e-mailadres van je Microsoft-account actief gebruikt, is 5GB opslagruimte niet heel veel. Want alle e-mails en bijlages die je via dat e-mailadres ontvangt, zullen gebruik maken van je OneDrive-opslagruimte.

Met een Microsoft 365 abonnement is dat probleem overigens makkelijk op te lossen. Omdat je dan de beschikking krijgt over minimaal 100GB opslagruimte. Dit is voor de meesten ruim voldoende.