Wat Google Documenten is en hoe het een Officepakket overbodig maakt

Wie met de pc werkt heeft in ieder geval wel eens van Microsoft Office gehoord. En wellicht staan er zelfs wel enkele programma’s uit het Officepakket van Microsoft op uw pc. Bijvoorbeeld Word, Excel, PowerPoint of Outlook.

Voor menig computergebruiker is een pc incompleet als er niet minimaal Word en Excel op geďnstalleerd staan. Want wat schrijven of iets uitrekenen op de pc gaat toch niet zonder Word of Excel?

Toch wel. Met Google Documenten bijvoorbeeld. Een Officepakket waar u mee kunt werken zonder dat het op uw pc staat.

Wat u over Google Documenten weten moet

Doorgaans wordt een pc direct permanent met internet verbonden zodra deze wordt aangezet. Dat maakt het onder andere niet langer noodzakelijk dat software eerst op de pc geďnstalleerd dient te worden alvorens we ermee kunnen werken.

Door de permanente internetverbinding kan software zich nu namelijk overal op internet bevinden. En het enige wat we nodig hebben om met software die op internet staat te kunnen werken is een webbrowser.

En wellicht maakt u zelfs al wel heel lang gebruik van software die zich op het internet bevindt, zonder er erg in te hebben. Want online e-mail zoals Gmail en Hotmail zijn bekende voorbeelden van online software die door heel wat mensen gebruikt wordt en die we laden in onze webbrowser.

Bijvoorbeeld met Google Chrome, die zich veruit de meest gebruikte webbrowser mag noemen. Maar Microsoft Edge mag ook. De webbrowser die standaard tot u beschikking staat wanneer u Windows 10 hebt.

Internet Explorer gebruiken is overigens niet aan te bevelen. Deze webbrowser is inmiddels te oud. Wat tot gevolg kan hebben dat software die u online gebruiken wilt niet naar behoren werkt, of wellicht zelfs helemaal niet werkt.

Voor iedereen die eraan gewend is dat software, zoals Microsoft Office, op de pc staat en dat er op het pictogram van de betreffende software gedubbelklikt moet worden om het programma te starten, is het werken met online software ongetwijfeld even wennen.

Werken met een programma dat op internet staat gaat namelijk net even anders. Want zoals gezegd gebruikt u daar een webbrowser voor. De software die u gebruiken wilt, benadert u vervolgens via een bepaald internetadres.

Zo benadert u Google Documenten door in de adresbalk van uw webbrowser https://docs.google.com in te typen.

Inloggen bij Google Documenten

Als u een Google Account hebt en u bent reeds ingelogd op uw Google account, dan zal Google Documenten vervolgens direct in uw webbrowser getoond worden.

Bent u niet ingelogd op uw Google account dan zal in uw webbrowser een pagina verschijnen met uw Google Account(s). Klikken op het Google account dat u wilt gebruiken voor het werken met Google Documenten en vervolgens uw wachtwoord invoeren, zal u vervolgens alsnog naar Google Documenten brengen.

Zodra u met uw Google Account ingelogd bent bij Google Documenten kunt u er direct mee aan de slag.

Wanneer u meerdere Google accounts hebt, dan is het overigens raadzaam om steeds hetzelfde account te gebruiken voor Google Documenten.

U kunt weliswaar met verschillende Google accounts inloggen op Google documenten, maar documenten worden gekoppeld aan het Google account waarmee ze gemaakt zijn.

Dat betekent dat documenten die gemaakt zijn met een ander account dan waarmee u ingelogd bent niet zichtbaar zullen zijn.

Kortom, verschillende Google accounts gebruiken voor het werken met Google Documenten zou al snel kunnen leiden tot een onoverzichtelijke bende.

Werken met Google Documenten

Zodra u ingelogd bent op Google Documenten zal er een overzicht getoond worden van beschikbare templates die u kunt gebruiken voor de opmaak van uw documenten. Tevens zullen de documenten getoond worden die u reeds gemaakt hebt.

Een nieuw document starten

Als u niet perse een bepaalde opmaak wenst, dan kunt u direct een nieuw document starten door op de witte rechthoek te klikken waarin een blauw plusteken staat weergegeven.

Wilt u uw nieuwe document al wel vast van een opmaak voorzien, dan kunt u de templategalerij doorlopen en klikken op de template ofwel opmaak die u wenst, bijvoorbeeld de template Brief. Ook dan wordt er een nieuw document gestart. Alleen wordt het nieuwe document dan gelijk voorzien van de opmaak die door Google Documenten bedacht is voor een brief.

Een document een naam geven en opslaan

Elk document dat u in Google Documenten maakt start als een naamloos document. Uiteraard is het aan te bevelen om een document dat u maakt te voorzien van een duidelijke naam. Dat zal u helpen om ook na langere tijd de inhoud van het document te herinneren.

Een document opslaan hoeft niet, want dat wordt tijdens het typen al automatisch voor u gedaan.

Uw document een naam geven moet u wel zelf doen. Dit kan op elk moment dat u wenst door bovenin het venster te klikken op Naamloos document. Vervolgens zal er een naam voor het document worden voorgesteld. De voorgestelde naam voor het document kunt u accepteren door op de Enter-toets te drukken.

Als u echter zelf een naam aan het document wilt geven, dan kunt u dit doen door de naam in te typen en met een druk op de Enter-toets te bevestigen.

Elk document dat u maakt wordt standaard opgeslagen op uw Google Drive. Google Drive is uw gratis stukje online schijfruimte dat u krijgt bij uw Google Account.

Door documenten op uw Google Drive op te slaan zijn ze altijd beschikbaar op elke pc waarmee u verbinding hebt met internet. Dat betekent inderdaad dat u aan elk document dat u op de ene pc maakt verder kunt werken op iedere andere pc met internetverbinding.

Een document bewerken

Als u in een document aan het werk bent, dan kunt u op elk moment terug naar de Homepage van Google Documenten, ofwel de pagina waar u een nieuw document start en waar u een overzicht krijgt van de documenten die u reeds gemaakt hebt.

U keert terug naar Homepage van Documenten door te klikken op het pictogram dat links naast de naam van uw document staat weergegeven.

U zult dan onder andere kunnen zien dat in het overzicht van uw documenten het document dat u het laatst gemaakt hebt, of het laatst bewerkt hebt, als eerst wordt weergegeven.

U opent een bestaand document uit het overzicht door er simpelweg op te klikken.

Documenten downloaden

Zoals gezegd hoeft u er in Google Documenten niet aan te denken om de documenten die u maakt op te slaan. Omdat dit automatisch gebeurt. Evenals het opslaan van uw documenten op Google Drive.

Google Documenten beschikt net als veel Windowssoftware over een menubalk. De menubalk staat weergegeven onder de naam die u uw document gegeven hebt.

Wanneer u nu het menu Bestand in de menubalk opent, dan zal het u wellicht opvallen dat daarin de optie Bestand opslaan ontbreekt, evenals de menuoptie Bestand opslaan als.

Dit is zo opvallend omdat u deze menuopties in zowat elk programma waarin u zelf iets kunt maken aantreft. Waarbij de menuoptie Bestand opslaan als met name gebruikt wordt om bestaand bestand onder een andere naam of op een andere locatie op te slaan.

In Google Documenten beschikt u voor het opslaan van een document op een andere locatie over de optie Bestand downloaden als. Met deze optie kunt u documenten die u gemaakt hebt, downloaden naar uw pc en opslaan als Word-document.

Daarmee wordt het mogelijk om documenten die u gemaakt hebt in Google documenten te bekijken en te bewerken in Word.

Want dat is vaak wat mensen tegenhoudt om een ander programma te gebruiken dan Word voor het bewerken van tekstdocumenten. Omdat Word nu eenmaal het meest gebruikt wordt voor het bewerken en bekijken van tekstdocumenten. En wanneer u een tekstdocument aanlevert dat in een ander programma gemaakt is dan Word, dan zou dat wel eens problemen kunnen geven wanneer een ander uw tekstdocument wil lezen of bewerken.

Maar door nu een tekstdocument dat u maakt in Google Documenten als Word-document te downloaden naar uw pc ondervangt u dit probleem.

Ieder document dat u downloadt wordt standaard ondergebracht in de map Downloads op uw pc. Vanuit de map Downloads op uw pc kunt u het document vervolgens onderbrengen in elke map die u wenst.

Iets anders maken dan een tekstdocument

Tekstdocumenten maken is misschien wel wat we het vaakst doen als we werken op de pc. Maar een berekening ergens van maken gaat soms ook het handigst op de pc. Als we tenminste kunnen beschikken over een rekenbladprogramma zoals Excel.

Google Documenten voorziet ook in die behoefte en stelt u naast Documenten tevens Spreadsheets ter beschikking. Overigens is Presentaties ook een onderdeel van Google Documenten, zodat u tevens een presentatie kunt maken als u dat wenst.

De onderdelen Spreadsheets en Presentaties vindt u op Homepage van Documenten. Op Homepage van Documenten vindt u boven de templategallerij en het overzicht van uw documenten een menubalk. Uiterst links in de menubalk bevindt zich een knop, het hoofdmenu, waarop 3 horizontale streepjes weergegeven staan. Een hamburgermenu heet dat in vaktermen.

Zodra u daarop klikt verschijnt wat we het hoofdmenu zouden kunnen noemen. In dit menu vindt u de menu opties Documenten, Spreadsheets en Presentaties. Door erop te klikken start u één van de onderdelen en kunt u erin aan het werk.

Documenten printen

Elk document dat u maakt in Google Documenten kunt u uiteraard ook afdrukken. Het afdrukken gaat op een vergelijkbare manier zoals u dat gewend bent in elk ander programma.

Onder de menubalk bevindt zich een zogenaamde werkbalk waarin veelgebruikte bewerkingen zijn ondergebracht, waaronder het afdrukken van een document.

De bewerking Afdrukken start u door links in de werkbalk op het pictogram te klikken waar nauwelijks te herkennen een printer op afgebeeld staat.

Zoals gezegd is Google Documenten online software die in uw webbrowser draait. Als u op Afdrukken klikt zult u dan ook het venster Afdrukken te zien krijgen van uw webbrowser. Via dit venster kunt u onder andere aangeven wat u wilt afdrukken en of u dat in kleur of zwart/wit wilt afdrukken alvorens u op de knop Afdrukken klikt.

Kortom, daarin verschilt het afdrukmenu van uw webbrowser nauwelijks van het standaard afdrukmenu in Windows. Als er verschillen zijn dan zullen deze meestal betrekking hebben op hoe de verschillende afdrukopties worden weergegeven.

Met Google Documenten kunt u tekstdocumenten maken op een manier zoals u dat gewend bent in bijvoorbeeld Microsoft Word. Het grootste verschil zal zijn dat het programma niet op uw pc staat, maar op internet. U hebt dan ook een webbrowser en een verbinding met internet nodig om met Google Documenten te kunnen werken.

Meer leren over uw thuiscomputer?

Meld u gratis aan en ontvang wekelijks handige tips over de pc en andere thuiscomputers, software, internet en thuisnetwerk.


Artikelen die u mogelijk ook interesseren