Wat is Google Documenten en hoe werkt het?

Wie met de pc werkt is veelal bekend met één of meerdere onderdelen van Microsoft Office. Zoals daar zijn: Word, Excel, PowerPoint en Outlook.

Voor menig computergebruiker is een pc zelfs niet compleet zonder tenminste Word en Excel. Want wat schrijven of iets uitrekenen op de pc gaat toch niet zonder Word of Excel?

Toch wel. Met Google Documenten bijvoorbeeld.

Wat is Google Documenten ofwel Google Docs precies?

Met Google Documenten ofwel Google Docs wordt handig gebruik gemaakt van het feit dat een pc direct permanent met internet verbonden is zodra het opstarten is voltooid. Dat maakt het onder andere niet langer noodzakelijk dat software op de pc geïnstalleerd moet staan om ermee te kunnen werken.

Door de permanente internetverbinding kan software zich nu namelijk overal op internet bevinden. Het enige wat we nodig hebben om met software die op internet staat te kunnen werken is een webbrowser.

En wellicht maakt u zelfs al wel heel lang gebruik van software die zich op het internet bevindt, zonder er erg in te hebben. Want online e-mail zoals Gmail en Outlook.com zijn bekende voorbeelden van online software die door heel wat mensen gebruikt wordt en die we laden in onze webbrowser.

In Google Chrome bijvoorbeeld, die zich veruit de meest gebruikte webbrowser mag noemen. Maar Microsoft Edge mag ook. Deze webbrowser staat standaard tot uw beschikking wanneer u Windows 10 hebt.

Als u gewend bent te werken met software die op uw pc geïnstalleerd staat, dan is het werken met online software ongetwijfeld even wennen. Want niet langer kunt u simpelweg even dubbelklikken op een pictogram dat bijvoorbeeld op uw bureaublad staat om een programma te starten.

Werken met een programma dat op internet staat gaat namelijk net even anders. Want zoals gezegd gebruikt u daar een webbrowser voor. De software die u gebruiken wilt, benadert u vervolgens via een bepaald internetadres.

Zo benadert u Google Documenten door in de adresbalk van uw webbrowser https://docs.google.com in te typen.

Inloggen bij Google Docs

Om te kunnen werken met Google Docs is een Google account noodzakelijk. Als u een Google account hebt en er reeds mee bent ingelogd in uw webbrowser, dan zal Google Documenten vervolgens direct in uw webbrowser getoond worden.

Bent u niet ingelogd op uw Google account dan zal in uw webbrowser een pagina verschijnen met uw Google account(s). Klikken op het Google account dat u wilt gebruiken voor het werken met Google Documenten en vervolgens uw wachtwoord invoeren, zal u vervolgens alsnog naar Google Documenten brengen.

Zodra u ingelogd bent bij Google Documenten kunt u er direct mee aan de slag.

Wanneer u meerdere Google accounts hebt, dan is het overigens raadzaam om steeds hetzelfde account te gebruiken voor Google Documenten.

U kunt weliswaar met verschillende Google accounts inloggen op Google documenten, maar documenten worden gekoppeld aan het Google account waarmee ze gemaakt zijn.

Dat betekent dat documenten die gemaakt zijn met een ander account dan waarmee u ingelogd bent niet zichtbaar zullen zijn.

Kortom, verschillende Google accounts gebruiken voor het werken met Google Documenten zou al snel kunnen leiden tot een onoverzichtelijke bende.

Werken met Google Docs

Zodra u ingelogd bent op Google Docs zal er een overzicht getoond worden van beschikbare templates die u kunt gebruiken voor de opmaak van uw documenten. Tevens zullen de documenten getoond worden die u reeds gemaakt hebt.

Een nieuw document starten

Als u niet perse een bepaalde opmaak wenst, dan kunt u direct een nieuw document starten door op de witte rechthoek te klikken waarin een veelkleurig plusteken staat weergegeven.

Wilt u uw nieuwe document al wel vast van een opmaak voorzien, dan kunt u de templategalerij doorlopen en klikken op de template ofwel opmaak die u wenst, bijvoorbeeld de template Brief. Ook dan wordt er een nieuw document gestart. Alleen wordt het nieuwe document dan gelijk voorzien van de opmaak die door Google Documenten bedacht is voor een brief.

Een document een naam geven en opslaan

Elk document dat u in Google Documenten maakt start als een naamloos document. Uiteraard is het aan te bevelen om een document dat u maakt te voorzien van een duidelijke naam. Dat zal u helpen om ook na langere tijd de inhoud van het document te herinneren. En het zal het document makkelijker terug te vinden maken.

Een document opslaan hoeft niet, want dat wordt tijdens het typen al automatisch voor u gedaan.

Uw document een naam geven moet u wel zelf doen. Dit kan op elk moment dat u wenst door:

1. Bovenin het venster te klikken op Naamloos document.
2. Er zal nu een naam voor het document worden voorgesteld. De voorgestelde naam voor het document kunt u accepteren door op de Enter-toets te drukken.
3. Als u echter zelf een naam aan het document wilt geven, dan kunt u dit doen door de naam in te typen en met een druk op de Enter-toets te bevestigen.

Elk document dat u maakt wordt standaard opgeslagen op uw Google Drive. Google Drive is een gratis stukje online schijfruimte dat u krijgt bij uw Google account.

Door documenten op uw Google Drive op te slaan zijn ze altijd beschikbaar op elke pc waarmee u verbinding hebt met internet. Dat betekent inderdaad dat u aan elk document dat u op de ene pc maakt, verder kunt werken op iedere andere pc met internetverbinding.

Een document bewerken

Als u in een document aan het werk bent, dan kunt u op elk moment terug naar de Homepage van Google Documenten, ofwel de pagina waar u een nieuw document start en waar u een overzicht krijgt van de documenten die u reeds gemaakt hebt.

U keert terug naar Homepage van Documenten door te klikken op het pictogram dat links naast de naam van uw document staat weergegeven.

U zult dan onder andere kunnen zien dat in het overzicht van uw documenten het document dat u het laatst gemaakt hebt, of het laatst bewerkt hebt, als eerst wordt weergegeven.

U opent een bestaand document uit het overzicht door er simpelweg op te klikken.

Hoe u documenten gemaakt met Google Docs downloadt naar de pc

Zoals gezegd hoeft u er in Google Documenten niet aan te denken om de documenten die u maakt op te slaan. Omdat dit automatisch gebeurt. Evenals het opslaan van uw documenten op Google Drive.

Google Documenten beschikt net als veel Windowssoftware over een menubalk. De menubalk staat weergegeven onder de naam die u uw document gegeven hebt.

Wanneer u nu het menu Bestand in de menubalk opent, dan zal het u wellicht opvallen dat daarin de optie Bestand opslaan ontbreekt, evenals de menuoptie Bestand opslaan als.

Dit is zo opvallend omdat u deze menuopties in zowat elk programma waarin u zelf iets kunt maken aantreft. Waarbij de menuoptie Bestand opslaan als met name gebruikt wordt om bestaand bestand onder een andere naam of op een andere locatie op te slaan.

In Google Documenten beschikt u voor het opslaan van een document op een andere locatie over de optie Bestand downloaden als. Met deze optie kunt u documenten die u gemaakt hebt, downloaden naar uw pc en opslaan als Word-document.

Daarmee wordt het mogelijk om documenten die u gemaakt hebt in Google documenten te bekijken en te bewerken in Word.

Want dat is vaak wat mensen tegenhoudt om een ander programma te gebruiken dan Word voor het bewerken van tekstdocumenten. Omdat Word nu eenmaal het meest gebruikt wordt voor het bewerken en bekijken van tekstdocumenten. En wanneer u een tekstdocument aanlevert dat in een ander programma gemaakt is dan Word, dan zou dat wel eens problemen kunnen geven wanneer een ander uw tekstdocument wil lezen of bewerken.

Maar door nu een tekstdocument dat u maakt in Google Documenten als Word-document te downloaden naar uw pc ondervangt u dit probleem. Omdat hiermee namelijk direct een document gemaakt in Google Docs omgezet wordt naar een Word-document.

Ieder document dat u downloadt wordt standaard ondergebracht in de map Downloads op uw pc. Vanuit de map Downloads op uw pc kunt u het document vervolgens onderbrengen in elke map die u wenst.

Spreadsheets en andere dingen maken met Google Docs

Tekstdocumenten maken is misschien wel wat we het vaakst doen als we werken op de pc. Maar een berekening ergens van maken gaat soms ook het handigst op de pc. Als we tenminste kunnen beschikken over een spreadsheet zoals Excel.

Google Docs voorziet ook in die behoefte en stelt u naast Documenten tevens Spreadsheets ter beschikking. Overigens is Presentaties ook een onderdeel van Google Docs, zodat u tevens een presentatie kunt maken als u dat wenst.

De onderdelen Spreadsheets en Presentaties vindt u op Homepage van Documenten. Op Homepage van Documenten vindt u boven de templategallerij en het overzicht van uw documenten een menubalk. Uiterst links in de menubalk bevindt zich een knop, het hoofdmenu, waarop 3 horizontale streepjes weergegeven staan. Een hamburgermenu heet dat in vaktermen.

Zodra u daarop klikt verschijnt wat we het hoofdmenu zouden kunnen noemen. In dit menu vindt u de menu opties Documenten, Spreadsheets en Presentaties. Door erop te klikken start u één van de onderdelen en kunt u erin aan het werk.

Google-apps in uw Google Chrome webbrowser

Als u Google Chrome gebruikt als webbrowser en ingelogd bent met uw Google account, dan kunt u de diverse onderdelen ofwel app van Google Docs op een andere manier benaderen. En wel direct via Google Chrome.

Zodra Google Chrome is opgestart en uw de beginpagina toont, dan ziet u in de rechterbovenhoek van het scherm een vierkant van 9 witte stippen staan. Dit is het pictogram dat verwijst naar Google-apps.

Zodra u op dit pictogram klikt, dan zal een overzicht getoond worden van alle apps waarmee u met uw Google account toegang hebt en die u gratis kunt gebruiken. Waaronder ook de apps die samen Google Docs vormen. U start iedere app op door er simpelweg op te klikken.

Documenten vanuit Google Docs printen

Elk document dat u maakt in Google Documenten kunt u uiteraard ook afdrukken. Het afdrukken gaat op een vergelijkbare manier zoals u dat gewend bent in elk ander programma.

Onder de menubalk bevindt zich een zogenaamde werkbalk waarin veelgebruikte bewerkingen zijn ondergebracht, waaronder het afdrukken van een document.

De bewerking Afdrukken start u door links in de werkbalk op het pictogram te klikken waar een printer op afgebeeld staat.

Zoals gezegd is Google Documenten online software die in uw webbrowser draait. Als u op Afdrukken klikt zult u dan ook het venster Afdrukken te zien krijgen van uw webbrowser. Via dit venster kunt u onder andere aangeven wat u wilt afdrukken en of u dat in kleur of zwart/wit wilt afdrukken alvorens u op de knop Afdrukken klikt.

Kortom, daarin verschilt het afdrukmenu van uw webbrowser nauwelijks van het standaard afdrukmenu in Windows. Als er verschillen zijn dan zullen deze meestal betrekking hebben op hoe de verschillende afdrukopties worden weergegeven.

Met Google Docs kunt u tekstdocumenten maken op een manier dan u dat gewend bent in bijvoorbeeld Microsoft Word. Het grootste verschil zal zijn dat het programma niet op uw pc staat, maar op internet. U hebt dan ook een webbrowser en een verbinding met internet nodig om met Google Documenten te kunnen werken.