Hoe u Microsoft Office, waaronder Word, gratis online gebruikt

Gratis Microsoft Office online

Iedereen die een computer gebruikt heeft doorgaans minimaal van Microsoft Office gehoord. Of in ieder geval van de tekstverwerker Word. Microsoft Office is zo populair onder computergebruikers omdat het precies die toepassingen bevat waarmee gedaan kan worden wat de meeste gebruikers willen kunnen doen op hun pc. Namelijk: iets schrijven, berekeningen maken, adressen en andere gegevens verzamelen, e-mailen en een presentatie maken.

Menigeen wil dan ook graag Microsoft Office op zijn of haar computer hebben. Echter, het softwarepakket Microsoft Office kost het een en het ander. Dat maakt Office op uw pc hebben weggegooid geld als u het maar zelden gebruikt.

Dat alle apps van Microsoft Office, en daarmee ook Word, online gratis te gebruiken zijn is dan ook een uitkomst. Want daarmee is het niet langer noodzakelijk om Office op uw pc te hebben.

Het verschil tussen Office online en de traditionele Office

Van software voor op de pc bent u gewend dat u het eerst op de pc moet installeren alvorens u het kunt gebruiken.

Een belangrijk voordeel daarvan is dat u geen internetverbinding nodig hebt om een programma dat op uw pc staat te kunnen gebruiken.

En nadeel is, dat u het programma alleen kunt gebruiken op de computer waarop het programma is geïnstalleerd. Dus wanneer u een programma op uw desktop-pc geïnstalleerd hebt, dan kunt u datzelfde programma niet ook op de laptop gebruiken, zonder het eerst ook op de laptop te installeren.

Echter, bij professionele software zoals Microsoft Office mag dat eigenlijk niet. Omdat u de software koopt voor gebruik op slechts 1 pc of 1 laptop.

Daarmee komen we direct bij misschien wel het grootste voordeel van software, zoals Microsoft Office, online gebruiken. En dat is dat u online software op iedere pc gebruiken kunt. En dat het in het geval van Microsoft Office nog gratis is ook.

Om Office gratis online te kunnen gebruiken hebt u slecht 3 dingen nodig. Dat zijn:

  1. Een computer die verbonden is met internet.
  2. Een recente webbrowser op uw computer, zoals: Microsoft Edge, Google Chrome of Mozilla Firefox.
  3. Een Microsoft account. Een Microsoft account hebt u, wanneer u een e-mailadres hebt bij Hotmail, Live of Outlook.com van Microsoft. Maar ook bij het in gebruik nemen van Windows 10 hebt u wellicht al een Microsoft account aangemaakt.

Hebt u nog geen Microsoft account, dan is dat geen probleem. U kunt eenvoudig en gratis een Microsoft account aanmaken op www.outlook.com.

Hoe Word en andere onderdelen van Office online werken

Vanaf dit punt zal Word online als voorbeeld gebruikt worden om de werking van Office uit te leggen. Alle overige onderdelen in Office werken op vergelijkbare wijze.

Gebruik maken van Word online en daarmee ook de andere onderdelen van Office online gaat het eenvoudigst als volgt:

  1. Open uw webbrowser en ga naar de website Outlook.com, de online e-mailservice van Microsoft.
  2. Log in met de inloggegevens van uw Microsoft-account.

Outlook zal nu weergegeven worden in uw webbrowser. Uiterst links op de blauwe balk bovenin het venster vindt u de knop die de titel Startprogramma’s voor apps draagt. De titel zal zichtbaar worden zodra u de muisaanwijzer erop plaatst.

Als u op de knop Startprogramma’s voor apps klikt, dan verschijnt er een kolom met daarin een overzicht van de Office apps die gratis online beschikbaar zijn, waaronder Word.

Door vervolgens te klikken op de vermelding Word zal de online versie van Word in uw webbrowser geopend worden. En wordt u een overzicht getoond van de sjablonen die u eventueel kunt kiezen voor het maken van een nieuw Word-document.

Als u de slablonen bekijkt dan zult u ontdekken dat ze u stuk voor stuk een reeds opgemaakt document bieden voor het type documenten dat we veelal in werkgerelateerde omgevingen tegen zullen komen.

De meest voor de hand liggende keuze is veelal dan ook om te beginnen met een nieuw leeg document. Met een Nieuw leeg document beginnen is de eerste optie in het overzicht van de sjablonen.

Met een nieuw leeg document beginnen

Simpelweg klikken op een Nieuw leeg document opent een leeg document voor u met een standaard opmaak. Aan deze opmaak, ofwel de lay-out kunt u uiteraard veranderen wat u wilt. Zoals bijvoorbeeld: lettertype, lettergrootte, regelafstand en marges.

Opties om de opmaak van een document te veranderen worden u gegeven in het lint Start en in het lint Lay-out.

Direct onder het lint wordt het eigenlijke lege document weergegeven in de vorm van een groot wit vlak met daarin een knipperende cursor.

Wellicht wist u dit allang, maar dit lege witte vlak beeldt een standaard leeg vel papier uit in het formaat A4. Dat is inderdaad precies het papierformaat dat standaard uit uw printer rolt.

En als u een A4-tje vol getypt hebt, dan opent Word automatisch een nieuw leeg wit vlak onder het vlak dat u zojuist hebt vol getypt. Dat betekent dat elk document dat u maakt, precies zo op papier uit de printer rolt zodra u de computer opdracht geeft om het document af te drukken.

Typen

In een nieuw leeg document kunt u gewoon beginnen met typen. Hierbij zal tijdens het typen de cursor steeds een teken opschuiven en zal zich daarmee altijd bevinden achter het teken dat u het laatst getypt hebt.

Hoofdletters typt u zoals u dat gewend bent door eerst de Shift-toets in te drukken en vast te houden alvorens u een letter typt.

Een nieuwe alinea begint u door aan het einde van een zin op de Entertoets te drukken.

Fouten verbeteren

Zeker wanneer u niet zo heel vaak typt, dan zal er nog wel eens een typfoutje gemaakt worden. Als u een typfout direct ontdekt dan kunt u die heel eenvoudig verbeteren door op de Backspacetoets op uw toetsenbord te drukken.

Telkens wanneer u op de Backspacetoets drukt, verplaatst de cursor een teken naar links. Daarmee worden tekens die links van de cursor staan verwijderd.

Fouten die verder terug in het document staan kunt u verbeteren door:

  1. Met de muisaanwijzer te gaan staan op de plek waar de typfout zich bevindt.
  2. Vervolgens klikt u op de linkermuisknop.
  3. De cursor zal nu gaan knipperen op de plek waar u zojuist geklikt hebt.
  4. Tekens die links van de cursor staan kunt u nu verwijderen door op de Backspace-toets te drukken. Tekens die rechts van de cursor staan kunt op dezelfde manier verwijderen met behulp van de Delete-toets.

Op deze manier kunt u zelf een aantal woorden eenvoudig uit een tekst verwijderen.

Maar wanneer u besluit een flink deel van een tekst uit een document te verwijderen dan gaat dat sneller wanneer een het deel dat u wilt verwijderen selecteert en vervolgens op de Delete-toets drukt.

Overigens kunt u ook in Word online de cursor eenvoudig door de tekst verplaatsen met behulp van de pijltjestoetsen op uw toetsenbord.

Een Word-document een naam geven en opslaan

Zodra u begint met het typen van tekst in een nieuw document dan krijgt het document automatisch een naam. Tevens wordt uw document op gezette tijden automatisch opgeslagen op Microsoft OneDrive.

Echter, de naam die het document automatisch krijgt is zeker niet unieke beschrijvende naam die ieder document dat u maakt zou moeten hebben. Want een unieke beschrijvende naam zorgt er namelijk voor dat u een document op een later tijdstip makkelijker kunt vinden.

Het is dan ook raadzaam om ieder document dat u maakt handmatig van een unieke en beschrijvende naam te voorzien.

U geeft ieder Word-document dat u maakt een nieuwe naam geven door:

  1. Op het woord Document te klikken in de blauwe balk boven het documentvenster waarin u aan het typen bent.
  2. Vervolgens zal een wit venster getoond worden met een invoervak dat de titel Bestandsnaam draagt. In het invoervak staat de automatisch gegeven naam blauw omkaderd weergegeven. Uit kunt nu gewoon de naam die u het document wilt geven intypen. De blauw omkaderde naam zal automatisch worden overschreven.
  3. Wanneer u vervolgens op de Entertoets drukt, zal de naam die u het document gegeven heeft in de blauwe balk boven het document waarin u aan het werk bent worden weergegeven.

Waar worden uw documenten precies opgeslagen?

Documenten die u maakt worden standaard opgeslagen op Microsoft OneDrive, een enkele gigabytes grote online schijfruimte die Microsoft gratis ter beschikking stelt voor het opslaan van bestanden en documenten.

Vanzelfsprekend is Microsoft OneDrive via internet door iedere computer te bereiken. Op deze manier kunt u overal en op iedere computer die met internet verbonden is verder werken aan de documenten die u gemaakt hebt.

Documenten opslaan op de harde schijf van uw computer

Tevens is het mogelijk om documenten die u gemaakt hebt, op de harde schijf van de computer op te slaan. Dit doet u door:

  1. In het menu Bestand in het lint van Word online te klikken en vervolgens te klikken op de optie Opslaan als.
  2. Hiermee wordt het menu Opslaan als geopend. Door middel van de optie Een kopie downloaden kunt een kopie van een document dat u gemaakt hebt in Word online downloaden naar de harde schijf van uw pc. Volg hiertoe de aanwijzingen op het scherm.

Zodra het downloaden van het document voltooid is, zal dat onderin het venster van uw webbrowser worden weergegeven. Wanneer u vervolgens klikt op de optie Weergeven in map dan zult u zien dat de kopie van het door u gedownloade document opgeslagen is in de map Downloads op uw pc.

Wat u dan slechts nog rest is het gedownloade document verplaatsen of kopiëren naar de gewenste locatie op de harde schijf.

Op deze manier kunt u bijvoorbeeld verder werken aan het document in een versie van Word die op uw computer staat.

Word-documenten op Microsoft OneDrive zetten

Uiteraard kunt u Word-documenten die u op uw computer hebt staan ook op Microsoft OneDrive zetten. Bijvoorbeeld om er verder aan te kunnen werken in Word online.

Dit kunt u onder andere op de volgende manier doen:

  1. Klik in Word online in de blauwe balk op de naam van het document, zoals zojuist besproken tijdens het geven van een naam aan een document.
  2. Dit opent wederom het witte venster waarin u de bestandsnaam van het document kunt veranderen. In ditzelfde venster staat ook de locatie aangegeven waar het bestand is opgeslagen, doorgaans OneDrive. Klik op de vermelding OneDrive.
  3. Hiermee wordt OneDrive geopend in een nieuwe tab in uw webbrowser en wordt u een overzicht gegeven van alle bestanden en mappen die zich op uw OneDrive bevinden
  4. In het lint van OneDrive vindt u onder andere de optie Uploaden. Zodra u op Uploaden klikt dan kunt u kiezen of u bestanden of mappen wilt uploaden. Klik op de optie Bestanden.
  5. Dit opent Verkenner op uw pc. Via Verkenner kunt u vervolgens naar de locatie navigeren waar het Word-document of de Word-documenten zich bevinden die u wilt uploaden naar OneDrive.
  6. Selecteer het Word-document of de Word-documenten die u wilt uploaden en klik vervolgens op de knop Openen in Verkenner. Hiermee zal het geselecteerde Word-document naar OneDrive geüpload worden en direct worden weergegeven.

Microsoft biedt u, zoals u ziet, alle vrijheid om gratis en overal aan uw Office documenten te werken.

Word-documenten printen

Ook een document printen dat u in Word online gemaakt hebt behoort tot de mogelijkheden. Het afdrukken van een document in Word online gaat via het menu Bestand in het lint van Word online:

  1. Klik hiertoe op de optie Afdrukken in het menu Bestand.
  2. Hiermee zal de optie Dit document afdrukken worden weergegeven. Klik erop.
  3. Vervolgens zal een afdrukvoorbeeld worden weergegeven. Tevens kunt u in dit venster diverse instellingen aanpassen. Bijvoorbeeld het aantal pagina’s dat u wilt afdrukken en of u de pagina’s in kleur of zwart-wit wilt afdrukken.
  4. Klikken op de knop Afdrukken zal er vervolgens voor zorgen dat het document netjes geprint wordt.

Microsoft Office online is een prima alternatief voor Office op uw computer, wanneer u wel graag de beschikking wilt hebben over Office, maar Office niet zo gek veel gebruikt. En wanneer u een programma niet zo heel veel gebruikt, dan hebt u doorgaans tevens voldoende aan de standaard mogelijkheden voor het opmaken van documenten.

Wilt u echter gebruik kunnen maken van de meer geavanceerde opties in de apps van Microsoft Office, dan is het gratis Microsoft Office online wellicht iets minder geschikt voor u. Maar daar komt u snel genoeg achter wanneer u Office online gaat uitproberen.

Artikelen die u mogelijk ook interesseren

X

Een momentje nog alstublieft

Abonneer u GRATIS op mijn wekelijkse tip voor iedereen die meer over zijn computer wil leren.




5500+ mensen gingen u al voor