Hoe je in Excel online gratis met spreadsheets werken kunt

Excel kun je gebruiken voor het maken van een simpel optelsommetje, maar ook voor de boekhouding van je bedrijf. Het analyseren van gegevens en het maken van tabellen en grafieken kan tevens uitstekend in Excel.

Excel maakt standaard deel uit van het kantoorsoftwarepakket Microsoft Office. Maar wist je dat je Microsoft Office helemaal niet hoeft te kopen om Excel te kunnen gebruiken? Dat je Excel online gebruiken kunt en dat helemaal gratis?

Hoe je Excel online opent en gebruikt zonder wat te hoeven downloaden

In vaktermen is Excel een spreadsheet, ofwel een toepassing waarmee rekenkundige bewerkingen kunnen worden uitgevoerd. Excel maakt al sinds de introductie in 1989 onderdeel uit van het kantoorsoftwarepakket Microsoft Office. De populairste toepassing van Microsoft Office is sinds jaar en dag Word. Maar ook Outlook en PowerPoint zijn voor velen geen onbekenden.

Tot niet zo heel lang geleden moest je dus Microsoft Office kopen als je Excel wilde gebruiken. Dat heeft wellicht velen tegengehouden om Excel te gaan gebruiken. Vooral diegenen zullen het fijn vinden om te vernemen dat Excel beschikbaar is in een gratis online versie.

Werken met de gratis online versie van Excel is niet moeilijker of makkelijker dan werken met de desktopversie van Excel, ofwel de versie van Excel die je op je computer installeert. Het enige verschil is dat je online in Excel werkt. Online in Excel werken is te vergelijken met werken met een webmaildienst, zoals Outlook.com of Gmail, voor het afhandelen van je e-mail.

Dat betekent inderdaad dat als je Excel online wilt gebruiken, je net als voor het bekijken van je e-mail, je je webbrowser moest starten om vervolgens Excel in je webbrowser te laden.

Excel online openen direct vanaf je computer

Als je Windows 10 of 11 hebt, en geen Microsoft Office op je computer is geïnstalleerd, dan is de kans groot dat je via menu Start Excel online direct kunt openen. En wel als volgt:

1. Open menu Start door te klikken op knop Start in de taakbalk.
2. In Windows 10 zul je tussen de tegels in de rechterzijde van het menu een tegel tegen kunnen komen die verwijst naar Office online en een tegel die verwijst naar de losse apps die onderdeel uitmaken van Office online, zoals bijvoorbeeld Excel. Zie onderstaande afbeelding

3. Klikken op de tegel van Office online zal Office online openen in je webbrowser. Klikken op de tegel die verwijst naar de losse apps online, opent een vervolgkeuze lijst van waaruit je direct Excel online kunt opstarten.

Menu Start in Windows 11 ziet er iets anders uit. Maar ook in menu Start van Windows 11 bevindt zich een pictogram dat naar Office online verwijst.

Excel online openen vanuit Outlook.com

Als je Outlook.com gebruikt voor het afhandelen van je e-mail, dan hoef je niet eens apart in te loggen op Excel online. Want je kunt Excel online direct benaderen vanuit Outlook.com. En wel door in de uiterst linkse kolom in Outlook op het pictogram van Excel te klikken.

Excel online openen vanuit een webbrowser

Uiteraard kun je Excel online ook gewoon openen vanuit je webbrowser. En wel door het volgende internetadres in de adresbalk van je webbrowser te typen of te kopiëren: https://excel.office.com

Als je voor het inloggen op je computer je Microsoft account gebruikt, dan wordt in je webbrowser direct het beginscherm getoond van het onderdeel Excel in Office online. Je kunt hier onder andere een nieuwe lege werkmap, ofwel een spreadsheet, aanmaken of verder werken aan wat je reeds gemaakt hebt.

De rol van je Microsoft account bij Excel online

Om Excel online gratis te kunnen gebruiken moet je beschikken over een Microsoft account. De kans is echter groot dat je al een Microsoft account hebt. Want tijdens het installeren en in gebruik nemen van Windows ben je wellicht al van harte aangemoedigd om een Microsoft account te gaan gebruiken om in te loggen op je computer.

Maar het kan ook zomaar zijn dat je ooit al eens een hotmailadres hebt aangemaakt of een e-mailadres bij Outlook.com, de huidige webmaildienst van Microsoft.

Zoals gezegd, als je inlogt op je computer met je Microsoft account dan hoef je je niet apart aan te melden bij Excel online.

Zie je echter het scherm Aanmelden op je beeldscherm verschijnen, dan zul je je bij Excel online moeten aanmelden met je Microsoft account.

Een Microsoft account bestaat uit een e-mailadres dat je ooit eens hebt aangemaakt bij Hotmail, Outlook.com of andere webmaildienst van Microsoft en een bijbehorend wachtwoord.

Mocht je onverhoopt geen Microsoft account hebben, dan kun je via het scherm Aanmelden een Microsoft account maken.

Hoe begin je met een nieuwe spreadsheet in Excel?

Zodra je aangemeld, ofwel ingelogd, bent bij Excel online wordt je zoals gezegd direct het beginscherm getoond waarin je een nieuwe lege werkmap kunt maken.

Zodra je klikt op de tegel Nieuwe lege werkmap, dan wordt de nieuwe werkmap direct aangemaakt en op je beeldscherm weergegeven. Elke nieuwe werkmap bestaat alvast uit één werkblad waarop je bijvoorbeeld berekeningen kunt maken.

Doormiddel van de + die naast het werkblad staat weergegeven kun je werkbladen toevoegen aan je werkmap.

Hoe maak je een berekening?

Werken in Excel is niet moeilijk. Een berekening bijvoorbeeld maak je als volgt:

1. Vul onder elkaar in aparte cellen de getallen in waarmee je de berekening wilt maken. Dit doe je door op een cel te klikken. De cel zal na het klikken groen omkaderd worden. Zodra de cel groen omkaderd is, kun je een getal invullen.

2. Je bevestigt iedere invoer van een getal in een cel door op de Entertoets te drukken of op één van de pijltjestoetsen op je toetsenbord.
3. Zodra je de getallen hebt ingevuld waarmee je een berekening wilt maken, kun je Excel gaan vertellen wat je precies met de ingevoerde getallen wilt gaan doen.

Bij Excel is het heel belangrijk je dat de opdracht, wat er berekend moet worden, juist geeft.

Wellicht ken je het ezelsbruggetje Meneer Van Dalen Wacht Op Antwoord nog van school, dat de juiste volgorde aangeeft waarin berekeningen gemaakt worden. Ofwel: Machtsverheffen, Vermenigvuldigen, Delen, Worteltrekken, Optellen en als laatste Aftrekken.

Vanzelfsprekend is dat ezelsbruggetje pas nodig wanneer er sprake is van meerdere rekenkundige bewerkingen op dezelfde reeks getallen.

Maar dat terzijde. Voor nu houden we het simpel en gaan aan de slag met slechts één van de rekenkundige bewerkingen die door de meeste mensen het vaakst gebruikt worden. Dat zijn: optellen, aftrekken, vermenigvuldigen en delen.

Hiervoor gebruik je de volgende tekens:

• Het plusteken (+) voor het optellen van getallen.
• Het minteken (-) voor het aftrekken van getallen.
• De asterisk (*) voor het vermenigvuldigen van getallen.
• De forward slash (/) voor het delen van getallen.

Om een berekening te kunnen maken selecteer je wederom een lege cel door erop te klikken. Vervolgens type je eerst het isteken (=) in de lege cel. Hiermee laat je Excel weten dat je een berekening wilt maken in die cel.

Vervolgens kun je de berekening maken die je wilt maken. Bijvoorbeeld het optellen van de getallen in cel A2 en A3.

Het is een goede gewoonte om in Excel, na het intypen van de =, niet de getallen in te voeren die je voor de berekening wilt gebruiken, maar de cellen waarin die getallen staan.

Het in de berekening verwijzen naar de cellen waarin de getallen staan heeft als voordeel dat wanneer je een getal verandert in één of beide cellen, de berekening opnieuw zal worden gedaan. Maar nu met de nieuwe inhoud van de cellen.

In Excel kun je naast formules om iets te berekenen ook gebruik maken van functies. Bijvoorbeeld de functie SOM(..). Met de functie SOM kun je een kolom met getallen op laten tellen, door simpelweg het celbereik op teven waarbinnen de op te tellen getallen staan.

Je Excel online spreadsheet opslaan

In Excel online wordt de spreadsheet die je maakt constant automatisch opgeslagen op OneDrive. Zo raak je in ieder geval je werk nooit kwijt.

Een erg beschrijvende naam krijgt je spreadsheet, ofwel je werkmap, echter niet. Want iedere werkmap de je maakt, krijgt de naam: Werkmap plus een opvolgend nummer. Zo heet de eerste werkmap die je maakt in Excel automatisch Werkmap 1.

Het is daarom raadzaam om zelf een unieke en beschrijvende naam aan je werkmappen te geven. Hiermee kun je je werkmappen op een later tijdstip een stuk makkelijker terugvinden.

Zelf je werkmap een unieke naam geven gaat als volgt:

1. Klik in de groene titelbalk van Excel op de naam Werkmap (plus cijfer)
2. Er zal nu een venstertje getoond worden waarin je in het invoervak onder het kopje Bestandsnaam de naam voor je werkmap kunt invoeren. Met een druk op de Entertoets bevestig je de naam die je het bestand gegeven hebt.

Je werkmap zal nu onder die naam op OneDrive en in het beginscherm van Excel online te vinden zijn.

Met Excel online kun je de dingen doen die het vaakst gedaan worden door gebruikers van Excel. Om deze reden zullen de meeste particuliere gebruikers genoeg hebben aan de mogelijkheden die het gratis Excel online te bieden heeft.

Dit betekent inderdaad dat er dingen kunnen zijn die in Excel online niet kunnen. Maar dan is er altijd nog de mogelijkheid om de bestanden die je met Excel online gemaakt hebt verder te bewerken in de desktop versie van Excel die wel over alle mogelijkheden beschikt.

Met deze kennismaking met Excel online heb je een beetje een idee kunnen krijgen van wat Excel online is en hoe je ermee werkt. Maar net als voor vele apps geldt ook voor Excel dat je de mogelijkheden ervan pas echt leert kennen zodra je er gewoon mee aan de slag gaat en dingen probeert.