Hoe maak ik een PDF-bestand?

PDF staat voor Portable Document Format. Een bestandtype dat uitermate geschikt is voor het uitwisselen van elektronische documenten tussen verschillende apparaten. Omdat PDF een ISO gestandaardiseerd bestandformaat is, en zodoende op ieder apparaat en met ieder besturingssysteem gebruikt kan worden.

Maar hoe maak je nu eigenlijk zo'n PDF-bestand? En kun je een PDF alleen maken van een document of ook van een foto, scan of andere afbeelding? En niet te vergeten: kun je een PDF ook kleiner maken?

Eenvoudig een PDF-bestand maken van een Word-document

Als u Microsoft Office op uw pc hebt staan, dan is het maken van een PDF-bestand relatief eenvoudig. Want documenten die u maakt in Office kunt u heel eenvoudig Publiceren als PDF, zoals dat in Office genoemd wordt. En kan in ieder geval in Word en Excel.

Dat het Publiceren als PDF genoemd wordt komt waarschijnlijk omdat het Word-document in huidige vorm gekopieerd wordt en als PDF-bestand wordt opgeslagen. Hetzelfde geldt uiteraard ook voor een Excel-document.

Dit betekent 2 dingen:

  1. Als u na het maken van de PDF nog iets toevoegt aan het originele Word-document en opslaat, dan wordt dit toegevoegd aan het originele Word-document, maar niet aan het PDF-bestand wat u van dit document gemaakt hebt. Het PDF-bestand zult u dan ook opnieuw moeten maken, als deze wijziging ook in het PDF-bestand moet worden opgenomen.
  2. Ook kunt u een PDF later niet weer openen in Word. Bijvoorbeeld om er nog wat aan toe te voegen.

Raadzaam is dan ook om het document waar u een PDF van wilt maken eerst in zijn geheel te maken en uitgebreid te controleren voordat u er een PDF-bestand van maakt.

Een werkwijze die te vergelijken is met het maken van een document dat u later wilt printen. Als u daar later nog iets aan toe wilt voegen, of een fout wilt corrigeren, dan zult u het document opnieuw uit moeten printen. In dit geval zult u dan de PDF opnieuw moeten maken.

Een PDF-bestand maken in Word, maar ook in Excel gaat bijvoorbeeld als volgt:

  1. Maak het document waar u een PDF van wilt maken in Word of Excel.
  2. Controleer het.
  3. Kies de optie Opslaan als. en vervolgens de optie PDF of XPS
  4. Geef het PDF-document een naam en klik op de knop Publiceren

En daarmee hebt u het PDF-bestand dat u wilde maken vervaardigt. Hoe het precies gaat dat verschilt in detail per Officeversie. Maar u zult een PDF maken altijd kunnen vinden onder de optie Opslaan als.

Op deze manier kunt u van elk soort document dat u in Word kunt maken een PDF maken. Zoals bijvoorbeeld:

  • Facturen.
  • Een rapport.
  • Een werkstuk.

Maar ook een heel boek of een klein informatief boekje voor uw klanten kunt u op deze manier maken in Word, om er vervolgens een PDF van te maken.

Het gemaakte PDF-bestand openen, bekijken en lezen

Een PDF-bestand kunt u weliswaar maken in Word, maar u kunt het niet openen in Word. Bijvoorbeeld om even te bekijken hoe het geworden is. En ook hier geldt hetzelfde voor Excel.

Om een PDF-bestand te openen, te bekijken en te lezen hebt een zogenaamde PDF-reader nodig. Hiervan is de Adobe Reader de bekendste.

Met Adobe Reader kunt u overigens niet alleen PDF-bestanden bekijken, maar bijvoorbeeld ook doorzoeken en afdrukken.

Een PDF maken van een foto of andere afbeelding

Ook van een foto of afbeelding kunt u een PDF maken. Echter hebt u daar vaak een apart programma voor het maken van PDF's voor nodig.

Behalve overigens als u een PDF wilt maken van een scan. Want vaak kunt u heel eenvoudig een PDF maken van een scan via de software die bij uw scanner geleverd is.

Een klein en gratis programma om PDF's mee te maken is PrimoPDF

PrimoPDF is tevens heel gebruikersvriendelijk zodra u weet hoe het maken van een PDF via een dergelijk programma precies in zijn werk gaat.

De werking van een programma waarmee u PDF-bestanden kunt maken van documenten, foto's en andere afbeelding kunt u vergelijken met de werking van een printer. Maar in plaats van naar papier drukt een PDF-maker het document, de foto of de afbeelding af naar een bestand, een PDF-bestand om precies te zijn.

Dat betekent dat zodra u een PDF-maker zoals PrimoPDF op uw computer ge´nstalleerd hebt, deze in Configuratiescherm weergegeven wordt als printer.

Vervolgens geldt voor elk document, foto of afbeelding waar u een PDF-bestand van wilt maken dat u het bestand opent op uw computer, en in het programma waarmee het bestand geopend wordt de optie Afdrukken selecteert. Echter, voordat u daadwerkelijk gaat afdrukken selecteert u eerst PrimoPDF als printer.

Zodra u PrimoPDF als printer geselecteerd hebt en op de knop Afdrukken hebt geklikt dan zal het programma PrimoPDF in beeld verschijnen. Klikken op de knop PDF maken zal vervolgens direct het PDF-bestand voor u maken.

Echter u kunt, voordat u een PDF gaat maken in PrimoPDF, eerst de kwaliteit van het PDF-bestand instellen. Dit is met name handig wanneer u van te voren weet dat het document voornamelijk op een beeldscherm gelezen gaat worden. De kwaliteit van foto's en afbeeldingen hoeft dan namelijk niet zo heel hoog te zijn.

Door de kwaliteit van met name afbeeldingen te verlagen zal het PDF-bestand aanzienlijk kleiner worden. Iets wat het versturen van het PDF-bestand makkelijker maakt, en er tevens voor zorgt dat een PDF-bestand sneller opent en klaar is om gelezen te worden.

Een PDF-bestand verkleinen

Mocht u bij het maken van een PDF-bestand overigens per ongeluk even geen rekening hebben gehouden met hoe groot het uiteindelijke bestand mag worden, dan is er niet direct een man overboord.

Want u kunt een PDF-bestand dat u gemaakt hebt van een eigengemaakt document uiteraard altijd weer opnieuw maken. Precies zoals u ook iets opnieuw kunt afdrukken.

Wilt een door iemand anders gemaakte PDF kleiner maken? Dat kan ook. Want er zijn ook programma's waarmee u PDF-bestanden kunt verkleinen, zelfs online. Een voorbeeld daarvan is Smallpdf. Een toepassing waarmee u PDF's kunt verkleinen en die gratis online beschikbaar is.

Een dergelijk programma komt met name van pas wanneer u een PDF-bestand hebt waarin veel afbeeldingen zijn opgenomen. Want het zijn namelijk meestal de afbeeldingen die een PDF-bestand groot maken. Waardoor zoals gezegd het versturen via internet langer duurt, maar ook het openen ervan meer tijd in beslag zal nemen.

Dus als u een PDF-bestand met veel afbeeldingen heeft, dan is het absoluut het overwegen waard om het bestand te verkleinen. Zeker als u de PDF snel wilt kunnen versturen, en u bijna zeker weet dat het PDF-bestand hoofdzakelijk op een beeldscherm bekeken, gelezen en bestudeerd zal gaan worden.

Dit zou vraag:"Hoe maak ik een PDF?" voldoende moeten beantwoorden. Omdat u hiermee weet wat u moet weten wanneer u zelf een PDF-bestand wilt maken.

Meer leren over uw thuiscomputer?

Meld u gratis aan en ontvang wekelijks handige tips over de pc en andere thuiscomputers, software, internet en thuisnetwerk.


Artikelen die u mogelijk ook interesseren